[图文]企业管理信息系统存在的问题管理信息系统主要存在的问题分析管理信息系统运用存在的问题

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企业管理信息系统存在的问题

内网安全成为企业管理的隐患;仅仅依靠在终端电脑上安装防病毒软件,在
内网安全成为企业管理的隐患;仅仅依靠在终端电脑上安装防病毒软件,在企业管理信息系统存在的问题管理信息系统主要存在的问题分析管理信息系统运用存在的问题

管理信息系统课程总结这个学期新学了管理信息系统这门学科,觉得受益不浅。

我想先描述一下管理信息系统的基本职能:数据的收集和录入,负责数据的 存贮,负责系统内信息的传输,数据的加工,模型的建立、求解、应用和修改, 输出信息,向各管理层提供信息,支持决策,管理信息系统自身的管理及维护。

后面主要为根据结构化的系统规范来讲主要有系统分析系统设计等等。

众所周知,管理信息系统是为了适应现代化管理的需要,在管理科学、系 统科学、信息科学和计算机科学等学科的基础上形成的一门科学,它研究管理系 统中信息处理和决策的整个过程,并探讨计算机的实现方法。

它是一个由人、计 算机、通信设备等硬件和软件组成的,能进行管理信息的收集、加工、存储、传 输、维护和使用的系统。

管理信息系统可促使企业向信息化方向发展,使企业处 于一个信息灵敏、管理科学、决策准确的良性循环之中,为企业带来更高的经济 效益。

所以,管理信息系统是企业现代化的重要标志,是企业发展的一条必由之 路。

信息系统在管理各项事务中有着普遍的应用,促进了企业管理工作的提升。

管理信息系统是为管理服务的,它的开发和建立使企业摆脱落后的管理方式,实 现管理现代化的有效途径。

管理信息系统将管理工作统一化、规范化、现代化, 极大地提高了管理的效率,使现代化管理形成统一、高效的系统。

过去传统的管 理方式是以人为主体的人工操作,虽然管理人员投入了大量的时间、精力,然而 个人的能力是有限的,所以管理工作难免会出现局限性,或带有个人的主观性和 片面性。

而管理信息系统使用系统思想建立起来的,以计算机为信息处理手段, 以现代化通信设备为基本传输工具,能力管理决策者提供信息服务的人机系统, 这无疑是将管理与现代化接轨,以科技提高管理质量的重大举措。

管理信息系统 将大量复杂的信息处理交给计算机,使人和计算机充分发挥各自的特长,组织一 个和谐、有效的系统,为现代化管理带来便捷。

在现代化管理中,计算机管理信息系统已经成为企业管理不可缺少的帮手, 它的广泛应用已经成为管理现代化的重要标志。

在企业管理现代化中,组织、方 法、控制的现代化离不开管理手段的现代化。

随着科学技术的发展,尤其是信息 技术和通讯技术的发展,使计算机和网络逐渐应用于现代管理之中。

面对越来越 多的信息资源和越来越复杂的企业内外部环境,企业有必要建立高效、实用的管 理信息系统 为企业管理决策和控制提供保障 这是实现管理现代化的必然趋势 , , 。

所以我觉得学习管理信息系统是非常必要的,特别是对我们酒店管理的学生 而言。

我觉得平时上课学习是不够的,要更加注重实践操作,并且也要多做练习 题,这样有利于更好的了解管理信息系统。

企业管理信息系统存在的问题 不少企业,为了开发企业管理信息系统,在没有进行认真的系统分析和设计的情况下,仓促 购买计算机; 开发过程中又不按系统工程的理论与方法办事, 开发出来的系统达不到预期目 标,得不到应有的经济效益。

以我厂为例,十几年来开发的系统有几十项,总投资百万元之

多,但真正运行良好的系统寥寥无几。

国内外的经验教训都告诉我们, 必须严格地按照系统开发步骤和原则来开发管理信息系 统。

科学技术问题,必须要按科学技术的客观规律来办事。

管理信息系统的开发与应用是一 项涉及面广泛的系统工程问题, 必须建立一套科学的开发与管理方法; 其开发过程应该划分 为若干阶段,每个阶段都要有明确的目标和资源需求;它有自身的生命周期,开发过程中所 产生的大量信息是系统运行、维护和更新所必需的。

二、企业管理信息系统的特点及存在的问题1.管理信息系统的特点 管理信息系统(MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM)简称 MIS, 根据其功能和复 杂程度,可分为不同的级别。

最基础的是面向某项业务如生产、财务、经营、物资供应、人事等处理的系统,称为事 务处理系统。

用计算机代替人工进行数据处理,帮助业务人员提高工作效率,从繁琐、重复 的劳动中解脱出来。

MIS 是一种较复杂的信息系统。

它是在业务信息系统基础上发展起来的。

它能收集、传 输、存储、加工、输出、维护信息。

MIS 与业务信息系统的主要区别在于:不仅能进行数据 处理,而且还将数据处理与优化的经济管理模型、仿真等结合起来,能向各级领导提供决策 用的信息。

MIS 可以按照企业业务处理的功能划分为若干子系统,如市场营销、产品质量、 生产作业、劳动人事、成本财务等。

MIS 应具有以下功能: (1)及时提供反映企业实际情况的信息,支持决策。

(2)能用数学模型及过去的信息预测未来。

(3)针对不同的管理层给出不同要求的报告,达到控制企业行为的目的。

(4)辅助管理者进行监督和控制,以便有效地利用企业的资源。

2.管理信息系统开发中存在的问题 (1)重技术、轻管理、重硬件、轻软件、忽视人的因素,较少考虑信息化所要求的组织 管理改革和队伍建设以从根本上提高企业素质。

MIS 成败的关键是人,是人的思想观念,MIS 好坏的评价依据主要是 MIS 的效果以及 它对企业的生存与发展所起的作用。

事实证明,凡是信息化效果显著的单位,其主要特点是领导班子及职工队伍素质好,并 有一支愿为推进信息化作不懈努力的、技术素质与思想水平都高的骨干队伍。

(2)企业的主要管理者不是 MIS 的参加者,而是旁观者。

由于信息系统耗资巨大,历时相当长,并且是涉及到管理方式变革的一项任务,必须由 主要领导亲自抓才能成功。

主要管理者参与是 MIS 开发的先决条件。

因为他们最清楚企业 的问题,最能合理地确定系统的目标。

他们拥有实现目标的人权、财权、指挥权,能够决定 投资、调整机构、确定计算机水平等,这是任何人都无法替代的。

(3)缺乏进行系统整体规划的系统分析。

①只重视硬件建设,轻视系统分析 由于事先没有对数据量及数据流量进行分析调查, 使得硬件、 网络与系统的需要不匹配, 不能满足要求,难以真正发挥 MIS 的作用,或计算机能力得不到充分运用,造成很大的浪 费。

②分散开发,缺乏整体规划 分散开发是指各子系统自行开发或购买自己的硬件和应用软件, 没有或缺乏整个系统的 规划和分析,开发的各子系统在数据结构、存储方法、编码等方面都不统一、不规范,不利 于子系统之间数据共享并造成数据冗余。

③机械地模仿人工管理流程 系统分析和设计时, 分系统及子系统划分过分依赖于组织机构的设置, 子系统的功能设 置完全等同于人工系统,致使 MIS 系统仅仅是替代人工完成繁琐劳动,达不到辅助决策、 优化管理的目的。

以上情况存在的共同问题是:开发 MIS 时缺乏系统整体规划和系统分析;采取自下而 上的系统设计时, 只注意个别而忽视了整体。

如何运用软件工程的观点和方法建立完整可靠 的、适合企业 MIS 的开发方法,是亟待要解决的问题。

三、开发企业管理信息系统的一般过程 管理信息系统的开发成功依赖三个要素:①合理确定系统目标;②组织系统规划队伍; ③遵循系统工程的开发步骤。

所有这些要素均要在企业最高领导的直接领导下才能完成。

领导小组是信息系统的最高决策机构, 其人员应包括使用信息系统的各级管理组织的主 要负责人、 有经验的管理专家和信息系统的系统分析员。

领导小组的主要工作是确定系统目 标、审核和批准系统方案、验收和鉴定系统以及组织各种开发队伍。

领导小组领导下的系统组主要负责信息系统的系统规划及系统分析工作, 以及系统设计 和开发实施的监督指导工作。

进行全系统的整体规划,它是全面的长期的计划,在统一规划 的指导下进行一个个项目的开发。

MIS 的开发过程是连续不断的。

一个阶段的完成也就是下一阶段的开始。

如此不断发展 循环的过程就称为系统开发的生命周期。

生命周期可以分成四个在阶段:系统分析、系统设 计、系统实施和系统评价,如图 1 所示。

图 1 开发企业管理信息系统的一般过程 四、系统分析阶段 系统分析是管理信息系统确定总方向的重要阶段。

所谓系统分析, 就是对一个现行系统, 运用系统的观点和方法进行全面的分析和研究。

在一定约束条件下优选可能采取的方案, 以 达到系统预期的目标。

系统分析要着重回答以下问题:(1)现行系统的现状是什么?存在什么问题? (2)设计新系统的目标是什么?有什么功能?会带来什么好处? (3)提出新系统的建议方案,并分析新系统方案是否合理?是否可行? (4)提出开发新系统的计划安排和人力安排。

(5)提出开发新系统的关键技术问题,并进行分析。

系统分析和工作过程如下:1.确定任务 用户根据需要提出建立新系统或改进现有系统的要求。

以书面的形式反映出来, 填写“用 户申请报告”。

在报告中将用户的设想目标、新系统的功能范围、要求的时间进度、可能投 入的人力、物力、财力资源以及关键问题做出明确的描述,作为开发的依据。

2.初步调查 开发单位接受任务以后, 将对现场进行初步调查。

其目的是对现场给出一个概括性描述。

着重了解现场存在主要问题,找到现行系统症结,做为新系统设计的出发点。

填好调查表后,对初步调查资料进行分析研究,编写“初步调查分析报告”,作为新系统 建议方案的资料。

3.提出建议方案 系统建议方案包括以下具体内容: (1)分析用户需求,确定系统目标; (2)确定新系统边界和功能; (3)确定新系统的职能结构——子系统划分;

(4)确定新系统的物理结构——计算机配置; (5)提出系统开发课题小组组织方案; (6)制定系统开发的进度计划(包括人员培训计划); (7)进行经济预算,制定投资计划方案。

以上均以填写对应表格形式完成,形成一套技术资料。

4.可行性分析 所谓可行性分析,就是对新系统的建议方案在技术上、经济上、运行和开发环境等方面 是否可行进行分析,它关系到系统开发的成败。

技术上的可行性分析是指,在系统开发中采用现有的技术能否实现建议方案提出的要 求。

预计要采用的技术手段是否成熟,能否有效地支持新系统。

它包括计算机硬件(含外围 设备)、软件支持方面,还包括系统开发中涉及到的关键技术问题在当前是否成熟等。

系统开发和运行环境的可行性分析是指系统开发的方案在现实条件中是否可行。

例如企 业的生产和经营情况是否稳定;管理水平如何;规章制度、各种原始报表和数据是否健全。

新系统在调试和运行中可能出现的问题;数据输入的“瓶颈”问题、人-机分工问题、实时处理 和批处理的划分问题,以及计算机系统的运行环境是否符合要求等。

经济上的可行性分析是指开发一个 MIS 的投入和产出问题。

进行经济可行性分析时要 做两件事情。

首先作费用估计,包括一次性费用和日常运行维护费用,如购买机器硬件、软 件费用、技术开发费,机房建设费、人员培训费等。

其次,要对系统运行后可取得的经济效 益进行估计。

并用经济性分析的方法(如费用对比计算法、回收期法等)对投资和效益进行分 析,来判断新系统的方案在经济上是否可行。

可行性分析后要编写可行性分析报告,并连同建议方案一起提交给用户和有关领导审 批,通过后将成为系统开发的指导性资料。

五、系统设计阶段 系统设计大致可分为三大步骤:初步设计、详细设计和程序设计。

1.初步设计 初步设计又叫逻辑设计, 它是对建议方案的进一步展开。

其目标是确定新系统的逻辑模 型。

在初步设计过程中,使用自上而下的结构化设计方法,对各级系统进行定义。

把大的系 统划分成较小的子系统和模块,并严格地按照格式化设计的原则,对系统各个模块的输入、 输出、处理功能做出详尽的描述。

还要进行数据模型的设计,对系统的处理过程中涉及的数 据流进行严格定义。

这些数据流将表示出各模块之间界面要求。

本阶段可分为以下步骤:

(1)详细调查 根据建议方案确定的系统边界进行深入细致的调查。

包括: ①各组织机构及其功能;各职能单位的业务处理流程;②信息调查,针对业务流程图中 涉及的输入/输出信息(单据、报表、台帐)进行描述;③处理调查,对业务流程图包括的处理 过程的逻辑关系和算法做出描述。

(2)系统的逻辑结构设计 根据建议方案的要求,在详细调查的基础上,运用系统的结构化设计方法,建立新系统 的逻辑模型。

包括以下内容: ①系统的总体结构设计:对新系统进行划分,即划分子系统和功能模块,并绘制系统总 体结构图和总体屏幕逻辑图。

②子系统的功能逻辑设计: 它是通过子系统或功能模块的信息流描述反映出来的。

此时, 应绘制各子系统或功能模块的信息流程图, 这是一个逻辑思维的过程, 信息流程图包括四个 要素:处理过程、输入信息、输出信息、数据存储。

信息流程图就是对这四要素进行合理的 组织和安排,是从实际的业务流程发展到以计算机为中心的 MIS 的转折点。

要反映出人-机 处理的分工、 各功能模块之间的联系和接口, 并通过相应表格对信息流程图中的四要素进行 描述。

分别填写输入/输出信息描述表、处理描述表、文件描述表等。

这样一套图表构成了 企业 MIS 的逻辑模型。

(3)数据组织和存储设计 数据的组织是系统设计的重点环节。

本阶段,除了完成系统的逻辑设计外,还要对数据 的组织形式和存储形式进行分析和设计。

在初步设计阶段包括概念模型设计和逻辑模型设计。

经过这两个阶段的工作以后, 建立 了系统的数据存储模型。

系统软件提供了完善的数据物理实现的工具, 它会自动地将逻辑模 型付诸实施。

①数据存储概念模型设计 所谓数据存储的概念模型, 它是集中用户对数据的要求为一实体的方法。

概念模型描述 了所有数据实体和它们之间的关系, 但不涉及它们的物理存储。

建立概念模型又分为三个步 骤: a、数据的收集和调查 对现场的数据进行充分调查,收集所有有关的数据和它们的特性。

收集基本数据(即实 体、实体之间的关系);收集在当前用来决定实体及与它们之间关系有关的信息和具有潜在 用途的信息。

b、数据存储分析和描述 在数据收集的基础上,以子系统为中心,对数据进行分析和描述。

描述的内容为:数据 定义;数据的特性;分析数据之间的关系;分析数据的用途;描述数据的逻辑结构。

对信息 流程图涉及的三种数据存储形式(即输入、输出和文件存储)应作为中心进行分析和描述。

分 别填写输入/输出信息描述表和文件描述表等。

c、数据的整理和汇总 通过各子系统的数据分析和描述, 基本搞清了各子系统所需的数据项和这些数据项的定

义、特征、用途和它们之间的逻辑关系。

为了进行数据存储的逻辑设计,必须对各子系统所 需的数据进行集中整理汇总。

包括数据项的整理汇总和数据项与功能子系统关系的描述。

数据项的汇总是通过建立数据字典, 将数据项的名称和特性描述清楚。

数据关联描述采 用数据矩阵的方式。

数据矩阵将描述:该数据项是由哪个子系统产生的;由哪个子系统使用 和查询的;是由哪个子系统维护的。

上述资料将成为数据存储逻辑设计的依据。

②数据存储子系统的逻辑设计 建立了数据概念模型以后,从用户和系统应用的角度上确定数据存储的需求。

随后,将 根据这些需求, 结合选用计算机提供数据管理系统软件的支持情况, 设计数据存储子系统的 逻辑模型。

这个模型可能是集中管理的文件形式或数据库形式。

在数据存储的逻辑设计过程中, 要对系统所需的数据进行提炼, 从中分析出数据元素来。

要对汇集起来的数据进行综合研究。

使用数据规范化的方法, 发现并指出数据集合中冗余存 储的存在,找出产生冗余的原因,分析出哪些冗余是必要的,哪些是应该消除的,从而提炼 和确定出系统中真正需要的数据元素。

在进行子数据元素的提炼以后,进行数据子系统逻辑设计。

在设计中,根据数据之间的 逻辑关系和各子系统使用这些数据项的情况,确定数据管理子系统的结构。

包括:功能(数 据输入、维护更新、查询、调用等);数据文件或子库。

如:项目定义数据文件(或子库)、工 艺路线数据文件(或子库)等等。

然后确定各单个文件的结构和组成, 即所包含的数据项和数据项的特征。

如项目定义数 据文件包括的数据项有:项目号、项目名称、类别、计量单位、平均价格、库存储备定额、 材料消耗定额等等, 并通过一系列描述表格表达清楚, 汇总成数据管理子系统的逻辑设计的 模型。

至此, 完成了初步设计的全部工作。

这些技术资料将提供给用户和有关领导部门审批后 作为详细设计的依据。

2.详细设计 详细设计(或称物理设计)是根据初步设计阶段提出的逻辑模型和实际技术经济条件确 定系统的实施方案——物理模型。

系统的详细设计包括以下步骤: (1)代码设计 代码设计是 MIS 的基础工作之一。

对系统所涉及的一切人、物、事件都要予以编码。

代码设计的原则如下: ①要适合于计算机处理; ②便于管理人员使用, 含义单纯、 易记、 易懂;③具有通用性、系统性和可扩充性。

代码设计步骤如下: ①以数据调为基础确定代码对象。

确定需要编码的项目、 代码名称和所属系统、 子系统。

②确定代码化目的。

③确定代码使用范围:是用于整个企业,还是仅用于特定的部门。

④确定代码使用期限:是永久使用的代码,还是随企业的环境条件而变化的代码。

⑤确定编码方法: a、确定代码体系(种类)。

b、确定是否采取校验位。

用何种方法校验。

c、确定代码位数。

d、确定代码数量(某种代码各有多少对象的个体)。

e、确定代码构成。

使用什么符合,如何排列,各位意义如何,并作出示意图和描述。

以上内容填入“代码方案设计表”和“代码对照表”。

(2)系统控制结构的设计 系统控制结构设计是结构化程序设计的前身。

它不仅表示了一个系统(或功能模块)的层 次分解关系,还表示了模块的调用和模块之间数据流和控制信息的传递关系。

在系统控制结构设计的基础上进行系统屏幕逻辑的设计。

MIS 是一个人-机系统。

屏幕 是人-机交互的接口。

因此屏幕逻辑的设计是重要的环节,屏幕逻辑和系统控制逻辑是相对 应的。

屏幕逻辑是将使用者引导进入所使用范围, 并使用户方便地使用计算机的逻辑过程。

每 个子系统的屏幕逻辑层次和顺序, 也就是通过计算机屏幕这种可视的形式, 物理地反映出系 统组成的逻辑过程,使用户对计算机应用的感觉更加形象,使用更加方便。

(3)处理过程设计 通过各子系统的控制结构设计, 已经将子系统的功能模块划分好了。

在此将对各功能模 块进行具体的物理设计。

它包括以下步骤: ①处理过程的描述:通过处理流程图和处理描述表对功能模块的逻辑过程、信息流向、 具体算法等描述清楚。

②输入/输出描述:与处理流程图相对应,把图中涉及到的输入/输出信息的特性、数据 结构和输入/输出的格式描述清楚。

③文件描述: 将处理流程图中涉及到的文件特性和记录格式描述清楚。

将以上内容详细 准确地填入各种对应表格,并对编写的设计资料进行审查。

3.程序设计 详细设计结束以后可转入程序设计阶段。

程序员应参加详细设计阶段的工作, 以便顺利 地进行过渡。

在程序的总体设计阶段要根据详细设计中的控制结构图, 按结构化程序设计的思想, 设 计程序的总体结构。

程序模块的划分要符合系统结构的模型。

在此阶段要进行程序设计标准化的工作,要提出程序约定书。

对程序设计的主语言、各 种技术约定、统一的服务程序、数据文件的统一定义、输出报告格式等做出详细的规定。

在此阶段应提出程序设计任务书。

程序员可以把各程序模块分配和委托给程序编码员。

在委托前应该做好两项工作。

即填写“程序设计任务书”和绘制程序框图。

在这些表格中将把 程序各种特征和要求,程序的流程、算法、与程序有关的各种文件的关系描述清楚。

程序编

码员根据这些资料就可以编制程序了。

源程序通过调试、检查、验收,准备投入使用。

六、实施阶段 程序设计完成以后,进入系统实施阶段,准备投入运行。

实施的步骤如下:1.编制实施方案 MIS 的实施是极为复杂的过程。

因此必须制定严密的实施计划。

计划应包括:系统简要 说明、系统的运行条件、数据准备系统投入的顺序、系统的运行方式、系统日常维护、系统 安全设计、编制合理的规章制度、人员的分工培训等安排。

2.系统的过渡步骤 (1)由试验来做核定:制做输入模块,使之投入运行。

用手工计算检查运行结果是否合 于预想。

模块以实际的数据为依据或者用实验的数据为依据进行运行性实验。

对于大系统可 以分子系统来核算。

试验模块应包括基本处理、特殊处理和错误处理三部分。

(2)新旧系统平行处理核实:新系统与旧系统平行作业,比较结果。

由于业务不同,一 般需要 2 至 3 个月,甚至半年。

这样可防止旧系统向新系统过渡时产生的混乱。

如果平行 运行情况良好,新系统即可正式投入运行。

七、系统评价阶段 新的 MIS 是否达到预期目标,必须通过系统评价才能确定。

系统评价是对 MIS 的技术水平和经济效益进行全面衡量的理论和方法。

正确评价系统, 对其推广应用和取得良好的经济效益有重要意义。

MIS 的实施是投资密集型的项目, 需对每个系统开发的合理性和可行性进行严格的论证 和评价。

事实上,系统评价自始至终贯穿于系统开发的全部过程。

在系统可行性分析阶段, 需对现用系统和建议系统进行比较, 用技术经济的观点对建议系统予以论证, 并提出预期的 经济效益概算,其目的是对系统开发是否合适提出决策。

在系统分析和设计阶段,需对各建 议方案进行比较,包括技术水平的评定和经济效益的详细计算,权衡各方案的利弊,考虑成 本和效益之间的关系, 从系统的整体观点出发综合分析, 选择出适当又可实现的最优设计方 案。

在系统实施之后,需对系统的运行情况进行分析和评价,对系统的科学技术水平做全面 的鉴定,其目的是检查系统是否达到了预期的目标,并提出改进方向。

MIS 的评价包括技术水平的评定和经济效益的评价。

两者构成系统综合技术经济评价体 系。

(1)系统技术水平的评价包括:①系统的可靠性、效率、正确性、精确度、可变性、保 密性、安全性、可扩展性;②系统的余裕度;③计算机硬件和软件的评价。

(2)系统技术水平的评价可分为:①技术评价(软件评价标准和硬件评价标准);②维护支 持评价(硬件和软件维护水平、合同执行、维护服务质量和信誉、合作精神、提供资料和文 件情况);③费用评价(价格、性能价格比、折扣等。

费用包括硬件、软件购置、培训、资料、 备品备件等费用)。

(3)系统经济效益评价:经济效益的一般衡量标准是用最少的劳动得到最大效益的程度。

对于经济效益的评价,要处理好宏观经济与微观经济效益、直接经济效益与间接经济效益、 目前经济效益与长远经济效益的关系。

有关经济效益的评价和计算已有通用的标准, 这里不 再赘述。

八、结束语 管理信息系统给企业带来的经济效益日益被决策者所承认。

每个企业根据本企业信息的 要求进行队伍建设,提高人的素质,是推进信息化的中心工作,也是首要工作。

在此基础上 再一手抓技术的推广应用,一手抓管理的改革, 人员、管理、 技术三者相互配合、相互促进, 协同发展,是 MIS 开发成功的必要条件。

MIS 的开发应用是件耗时费力的工程项目,必须 严格按照完整的 MIS 规范化的开发方法和程序来开发,才能开发出与现代企业管理相适应 的 MIS。