英文写信的格式范文

 时间:2018-07-01  贡献者:漫无目的恩旅行

导读:英文介绍信格式,英语信件的种类比较多,有一般信件,邀请信,推荐信等。但几乎所有信件的格式都大同 小异。书写英语信件要注意下面几点:(一) 英语书信结构、书写款式及要求 1.书信结构

英文介绍信格式
英文介绍信格式

英语信件的种类比较多,有一般信件,邀请信,推荐信等。

但几乎所有信件的格式都大同 小异。

书写英语信件要注意下面几点:(一) 英语书信结构、书写款式及要求 1.书信结构 英语书信结构一般有以下几个部分组成: 1)信封(envelope)英语的信封和中文的一样,有三部分组成,即发信人地址、收信人地址和邮票。

只不 过英语信封的格式除了邮票所贴的位置(信封的右上角)和中文的一样外,英语信封上要写 的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。

发信人的地址应写在信封的左上角,收信人的 地址应写在信封偏中右偏下处,英文书信的地址应从小写到大,先写门牌号码,再写街道、 城镇、省或州及邮政编码,最后是国家名称。

国家名称的每一个字母都要大写。

如下:2)信头 (heading) 公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码,这就是通常所说的信头。

在没有信头的普通信纸上写信,作者就需要写明回邮地址和联系号码。

3)封内日期(Date Line)封内日期是写信或打字时的日期。

封内日期写在信头或作者地址的下两行。

4)封内地址(Inside Address)封内地址是收信人的地址,包括姓名,职务(如适用),公司名称(如适用),街道名称 或信箱号,城市,州或省,邮政编码和国家。

封内地址通常写在左手边,在日期线和称呼之 间。

以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下:

【注】如果是相当熟悉和随便的朋友之间,因为彼此都知道对方的地址,故信头和信内的地 址常常省略。

5)称呼(Salutation)称呼是一封信开头对收信人的称呼,写在封内地址或提示句下两三行。

称呼后可以写冒 号或逗号。

在商业信函或其他正式书信中,用冒号。

在非正式书信中,称呼后用逗号。

(注意:尽量避免使用“To Whom It May Concern” 或“Dear Sir or Madam”,因为这种称呼已经过时,并且不很友好。

改进方法是争取确定收 信人的姓名,或使用“Dear Human Resources Manager”,“Dear Friends”这样的称呼。

在给律师或外交领事写信时,可以使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔,但它们不应出现在 称呼中。

同样,如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”,如“George Bush,Jr.”也不能把它 们包含在称呼中。

)6)头衔(Titles) 除非写信人与收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上“Mr.”,“Professor”等表示礼貌的头衔。

7)提示句(选择性)Attention Line(optional)提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理,尽管信是写给这个组织的。

另 外,在指明的收信人不在时,它也允许组织中其他人查看信的内容。

提示句通常写在封内地 址的下两行或封内地址的上面。

8)主题句(选择性)Subject Line(optional) 主题句简要说明信的内容。

通常写在封内地址和称呼之间。

如果写信人不知道收信人的姓名,也可以用主题句代替称呼。

为了收到最佳效果,可以给主题句加下划线,或大写主题 句。

9)正文(Body of the Letter)正文的格式多种多样。

商业信函最好使用齐头式。

而私人信件通常不用齐头式。

在齐头 式书信中,全部内容包括日期和信尾问候语,都从左侧顶格开始。

段落开头不空格,各段之 间空两行。

修正齐头式,是使用最为广泛的一种格式,商业和私人信件都可以使用,尽管在私人信 件中不一定要写回邮地址和封内地址。

使用没有印刷信头的普通信纸时,这种格式最合适。

与齐头式不同,发信人地址、日期,信尾问候语和签名都从中间开始写。

其余部分从左边开 始。

10)写信人签名(Writer's Identification/ Signature)写信人的签名、名字和头衔(如果适用),写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。

应亲 笔签上写信人自己的姓名。

如果是用打字机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该 打上写信人的姓名。

11)附注(Notions)附注写在写信人签名下两行的位置,附注包括参考缩写,附件的数目和内容以及将收到 这封信副本的人员名单。

附注写在左侧。

12)信尾问候语(Complimentary Closing)信尾问候语是写在信尾的告别话语,例如 Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,通常位于正文两三行以下。

第一个单词的第一个字母要大写,最后以逗号结尾。

13)附言(Postscript PS or P.S.)附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。

通常在附注下两三行的地方,从左侧顶格 写起。

在促销和私人信件中,附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做的考虑。

除以上几个部分外,有时一些英语书信还包括: (1)附件 (Enclosure),以 Enc. 表示,如“附有。

证明”应写为 Enc…Certificate; (2)再启 (Postscript),以 P.S. 表示; (3)抄送件(Carbon Copy to…),以 c.c. 表示,说明一式多份抄送其他有关人员。

这些 都是次要的补充部分。

P.S. 主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写 信人粗心大意的印象。

Enc.和 c.c. 大都用在商贸信函中。

2.书写款式

英语书信的款式一般有两种:齐头式 (Block Style) 和折衷式 (Semi-Block Style)。

齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用,以显示信件内容的严肃性,真实性,可 靠性。

而折衷式则显的比较随便,主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。

如果两人之 间不是第一次通信,相互比较了解,可以省略信内的双方地址。

以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。

A: 齐头式信件款式: ( 范文 1 )

【注】 用齐头式信件写信,其正文与称呼之间空一至二行。

每段的第一句句子不需要空格, 但段与段之间需要空一至二行。

齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。

第一种写 在左下方,这是最常用也是最正式的。

另外也可以写在右下方,这种形式则表示写信人与收 信人之间的关系比较熟悉随便。

下面是另一种齐头式信件的格式。

齐头式信件款式: (范文 2)

B: 折衷式信件款式: 用折衷式书写信件,其正文与称呼之间空一至二行。

第一段第一句的第一个单词必须在 Dear 称呼的直接下面。

以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。

信尾的客套话和签名

都写在右下方。

朋友之间写信一般都使用折衷式,而且称呼与正文之间一般不空行。

具体款 式和要求参见后面的一些信件。

以下是一封折衷式信件。

3.信件书写要求: 写英语信件一般可以使用打字机、电脑,朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔,但不宜用铅笔。

不管你用什么形式书写,一些重要的信件,签名处必须用 深蓝色或黑色墨水笔签名。

(二)各类常用信件 1)感谢信2)祝贺信

3)邀请信

4)一般信件 5)商业信件

6)求学信

7)出国留学推荐信 ( Recommendation Letter for Studying Abroad ) 随着我国出国留学生日年增多一般,大部分学生需要在出国前让自己的老师、导师或领导写一份出国推荐信,从而可以在信中告知对方学校申请人的学历、能力、为人处世等方 面的情况。

如果推荐信是写给对方某某人的,开头用 Dear… ,如果是写给对方单位或学 校的,则开头可以用 To whom it may concern, 或 To Whom It May Concern,(意为: 有关负责人)。

以下是一封出国留学推荐信

 
 

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